Správcovia nie sú najväčšie zlo v bytových domoch

Len je už najvyšší čas začať voči vlastníkom fungovať inak. Nie viac pracovať – ale pracovať inak. Dnešný správca je vystavený úplne iným nárokom ako správca v roku 2010. Očakáva sa okamžitá komunikácia, transparentnosť, dostupnosť informácií a rýchle rozhodovanie. Zároveň však administratíva, legislatívne povinnosti a komunikácia s vlastníkmi každoročne narastajú.

Správa bytových domov na Slovensku prechádza výraznou zmenou. Mení sa legislatíva, menia sa očakávania vlastníkov a zároveň sa mení aj technologické prostredie, v ktorom správcovia pracujú. To, čo ešte pred dvadsiatimi rokmi fungovalo ako bežný spôsob správy, dnes často spôsobuje preťaženie, frustráciu a zbytočné konflikty.

V mnohých prípadoch však nejde o to, že by správcovia robili svoju prácu zle. Problém je často v tom, že správa bytových domov stále funguje spôsobom, ktorý vznikol v úplne inom období. Výsledok je, že správcovia majú stále viac práce, ale stále menej času. A práve preto je dnes dôležité položiť si niekoľko zásadných otázok.

Ktoré problémy rieši správca každý rok stále dokola?

Správa bytových domov má jednu typickú vlastnosť. Veľká časť práce sa opakuje každý rok.

Správcovia opakovane riešia najmä dve oblasti – komunikáciu (informovanie vlastníkov, odpovedanie vlastníkom, vysvetľovanie povinností a pod.) a procesy (zber údajov o osobomesiacoch, hlasovania, poruchy a pod.)

Tieto procesy sa opakujú každý rok, scenáre sú skoro totožné a prebiehajú dokonca v rovnakom období. Ak sa na to správca pozrie objektívne, môže zistiť jednu dôležitú vec: veľká časť jeho práce nie je odborná správa domu, ale opakujúca sa administratíva a komunikácia.

To je moment, keď má zmysel položiť si ďalšiu otázku. Musím tieto veci robiť stále rovnako, alebo existuje spôsob, ako ich robiť jednoduchšie?

Cez koľko kanálov komunikujem s vlastníkmi?

Mnoho správcov dnes komunikuje s vlastníkmi cez množstvo rôznych kanálov (e-maily, telefonáty, nástenky v domoch, listy do schránok, osobné stretnutia či rôzne online nástroje). Výsledkom je taký chaos, že človek nadobúda dojem, že neslúži vlastníkom, ale papierom.

Zároveň často vzniká ďalší problém: na komunikáciu je potrebných čoraz viac pracovníkov.

Správcovia tak paradoxne zamestnávajú ľudí najmä preto, aby dokázali zvládnuť komunikáciu, ktorá by sa dala výrazne zjednodušiť.

Preto má zmysel položiť si otázku: Aký spôsob komunikácie dnes vlastníci očakávajú?

Dnešný vlastník je zvyknutý komunikovať digitálne. Informácie chce mať dostupné okamžite, prehľadne a na jednom mieste. Nie, ľudia sa až tak nezmenili – zlepšila sa bežná dostupnosť informácií.

Koľko práce robím ručne, hoci by nemusela byť ručná?

Veľká časť správy sa stále robí manuálne, ako výpočet výsledkov hlasovania, sledovanie vlastníckych zmien vlastníkov na LV či pripomínanie rôznych povinností. Tieto činnosti sú nielen časovo, energeticky a finančne náročné, ale aj náchylné na chyby. Resitech dokáže (okrem iného) zabezpečiť:

• automatický prepočet výsledkov hlasovania aj písomných hlasov,
• automatickú tvorbu výsledkov hlasovania, hlasovacích listín,
• automatické plnenie legislatívnych povinností,
• automatický upozorňovací systém vlastníkov,

či

• automatické upozorňovanie na katastrálne zmeny.

To znamená, že správca zrazu robí svoju prácu efektívnejšie a svoj čas môže venovať tomu, čo má skutočnú hodnotu – riadeniu domu, nie opakovanej administratíve. Ďalšia otázka by tak mohla znieť: Čo robiť, aby si vlastníci uvedomili hodnotu mojej práce?  A vidia ju vôbec?

Prečo si vlastníci nevážia hodnotu mojej práce?

Toto je jedna z najcitlivejších otázok v správe bytových domov.

Mnohí správcovia majú pocit, že robia maximum – riešia problémy, komunikujú, zabezpečujú chod domu, plnia legislatívne povinnosti. Napriek tomu sa stretávajú s nepochopením, kritikou alebo nedôverou zo strany vlastníkov.

Prečo je to tak?

Odpoveď nie je v tom, že by si vlastníci nevážili prácu správcu.
Problém je často v tom, že hodnota práce správcu nie je viditeľná.

Správca nie je nepriateľ vlastníkov

Jednou z najväčších chýb, ktorá sa v správe bytových domov dlhodobo opakuje, je nesprávne nastavenie vzťahu medzi správcom a vlastníkmi. Správca nie je nepriateľ. Správca je poskytovateľ profesionálnej služby.

Ak sa správa nastaví správne, vzniká partnerský vzťah. Správca poskytuje odborné služby a vlastníci získavajú profesionálne riadenie svojej investície – bytového domu. Je však dôležité uvedomiť si aj jednu realitu: vlastníkov bude nespokojných vždy.

Ak správca venuje väčšinu energie práve týmto jednotlivcom, často prichádza o čas a energiu, ktoré by mohol investovať do zlepšenia správy celého domu.

Preto je dôležité pevne postaviť 4 piliere modernej správy.

Tieto, ako aj ďalšie marketingové tipy vám radi poskytneme na seminároch, ktoré pravidelne organizujeme, ale aj individuálne – podľa preferencií a potrieb správcu. Našim cieľom je ukázať, že správa bytových domov môže fungovať lepšie. A že správca môže byť vnímaný presne tak, ako si zaslúži – ako profesionál, ktorý riadi a chráni hodnotu bytového domu.

Ak máte záujem o viac informácií, pokojne nás kontaktujte na info@resitech.sk, alebo sa staňte súčasťou našich seminárov, ktoré pravidelne organizujeme. Dozvedieť sa o nich môžete prostredníctvom nášho newslettra, alebo aj na našich sociálnych sieťach.

Tešíme sa na skoré stretnutie.