Nie sme spokojní s našim správcom, naše spoločenstvo nefunguje tak ako by malo. Zmeníme správcu alebo rovno formu výkonu správy? Veď ide o náš majetok. Aj takéto otázky si často kladú vlastníci v bytových domoch. Táto otázka je vytiahnutá z balíka tých náročnejších. Odpoveď na ňu častokrát dlhodobo neprichádza a vlastníci majú často zo zmeny strach. Pravdou je, že zmena správy bytového domu je náročnejším procesom, ale zvládnuteľným najmä, ak si obe strany dobrovoľne splnia svoje povinnosti pri odovzdávaní a preberaní bytového domu.

Zákonom o vlastníctve bytov a nebytových priestorov (ďalej len „zákon“) sa upravuje správa bytových domov, ktorú možno vykonávať prostredníctvom spoločenstva vlastníkov bytov a NP alebo profesionálnym správcom bytových domov, ktorý je zapísaný v zozname správcoch bytových domov. Pri druhej forme výkonu správy ide o fyzické alebo právnické osoby, ktoré poskytujú svoje služby správy bytových domoch ako podnikateľskú činnosť, čo v tejto oblasti buduje čoraz vyššiu konkurencieschopnosť a zároveň možnosť samotných vlastníkov vybrať si pre seba toho najlepšieho správcu.

Zákon umožňuje v zmysle § 14b rozhodnutím nadpolovičnej väčšiny hlasov všetkých vlastníkov bytov a NP v dome kedykoľvek rozhodnúť o založení, zrušení, zlúčení, splynutí alebo rozdelení spoločenstva, o uzatvorení alebo výpovedí zmluvy o výkone správy, alebo zmene formy výkonu správy.

Vlastníci môžu tieto rozhodnutia prijímať kedykoľvek a koľkokrát chcú. Čo však správcovia bytových domov? Ako ovplyvňujú takéto rozhodnutia správcov a aké práva a povinnosti vznikajú v rámci prijatej zmeny správy bytového domu či už na strane vlastníkov bytov a NP alebo na strane správcov?

Či už ide o zmenu formy výkonu správy bytového domu alebo len o zmenu správcu vždy máme stranu ktorá odovzdáva a stranu, ktorá prijíma bytový dom.

Odovzdávanie a preberanie bytového domu je náročným procesom, pričom tento proces je mnohokrát problematickým aj z dôvodu, že zákon mu nevenuje dostatočnú pozornosť a súčasnú právnu úpravu je zväčša náročné dodržať, pretože je niekedy v rozpore s realitou. Aj z týchto dôvodov sú so zmenou v subjekte vykonávajúceho správu bytového domu často spojené problémy a nedorozumenia.

Po rozhodnutí vlastníkov o zmene v správe bytového domu nastáva proces, ktorý prebieha zväčša medzi samotnými správcami, resp. medzi správcom a spoločenstvom.

Samotné odovzdávanie a preberanie bytového domu by sme mohli rozdeliť nasledovne:

1. Fyzické preberanie správy bytového domu

Pri preberaní bytového domu je dôležité vykonať fyzickú obhliadku domu. Je potrebné vizuálne zhodnotiť technický stav spoločných častí a zariadení bytového domu.

Pri fyzickom preberaní domu je potrebné vykonať odpočty všetkých meradiel v bytovom dome. Zmluvné vzťahy s dodávateľmi budú ukončené práve k týmto stavom a zároveň sa stanú východiskovými číslami pre nové zmluvné vzťahy.

2. Preberania dokumentácie bytového domu

V zmysle § 9 ods. 6 zákona o vlastníctve bytov a nebytových priestorov:

„Ak zaniká zmluva o spoločenstve alebo zmluva o výkone správy alebo ak správca alebo spoločenstvo končia svoju činnosť, je doterajšie spoločenstvo alebo doterajší správca povinný najneskôr v deň zániku zmluvy alebo v deň skončenia činnosti predložiť vlastníkom bytov a nebytových priestorov v dome správu o svojej činnosti týkajúcej sa tohto domu a previesť zostatok majetku vlastníkov na účtoch v banke na nový účet domu zriadený novým správcom alebo novým spoločenstvom. Doterajšie spoločenstvo alebo doterajší správca sú zároveň v rovnakej lehote povinní odovzdať novému správcovi, predsedovi založeného spoločenstva alebo na tento účel poverenému vlastníkovi bytu alebo nebytového priestoru v dome celú dokumentáciu týkajúcu sa správy domu, najmä dodávateľské zmluvy, pracovné zmluvy a poistné zmluvy, účtovné doklady, technickú dokumentáciu domu, vyúčtovania úhrad za plnenia a vyúčtovania fondu prevádzky, údržby a opráv, zápisnice a rozhodnutia vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome, ako aj ďalšie dokumenty nevyhnutne potrebné na riadny výkon správy domu novou osobou.“

Z vyššie uvedeného ustanovenia vyplýva, že správca alebo spoločenstvo, ktoré odovzdáva bytový dom je povinný predložiť:

1. Správu a o svojej činnosti týkajúcu sa domu
2. Zostatok finančného majetku vlastníkov na účtoch v banke
3. Dokumentáciu týkajúcu sa správy domu
4. Vyúčtovanie úhrad za plnenia a vyúčtovanie fondu prevádzky, údržby a opráv

Rozsah dokumentácie, ktorú je povinný správca/spoločenstvo odovzdať, je upravený v zákone len príkladom, a teda nemôžeme tento výpočet považovať za konečný. Názory správcov sa rôznia a častokrát sa táto situácia zneužíva a nie je v skutočnosti odovzdaná všetka potrebná dokumentácia pre bezproblémový prechod bytového domu. Presný obsah dokumentácie preto nepoznáme a môžeme ju len predpokladať. V tejto súvislosti je potrebné vychádzať z povinnosti spoločenstva a správcu v rámci zákona o vlastníctve bytov a nebytových priestorov ale aj povinnosti vyplývajúcich z osobitných právnych predpisov.

Doklady bytového domu by sme mohli rozdeliť podľa obsahu nasledovne:

Za doklady ekonomického charakteru môžeme považovať:

• Účtovné doklady (výpisy z účtu domu, faktúry od dodávateľov, doklady o nájmoch prípadne iných platbách)
• Evidencia o tvorbe a čerpaní prostriedkov fondu prevádzky, údržby a opráv
• Evidencia platieb jednotlivých vlastníkov bytov a nebytových priestorov
• Doklady o vyúčtovaní záloh za poskytované služby
• Mesačné zálohové predpisy vlastníkov
• Evidencia upomienok a pohľadávok na zálohových platbách
• Doklady k poistných udalostiam
• Špecifikácia zostatkov na účtoch bytového domu
• Stavy spotrieb energií v jednotlivých domácnostiach za účelom spracovania konečného vyúčtovania

Za doklady technického charakteru môžeme považovať:

• Dokumentácia k odborným prehliadkam a skúškam vyhradených technických zariadení
• Dokumentácia požiarnej ochrany
• Stavebná dokumentácia (architektúra, statika, zdravotechnika, elektroinštalácia, vykurovanie)
• Stavebné povolenia, projekt skutočnej realizácie ak sa vykonávali stavebné práce, kolaudačné rozhodnutie o stavbe a iné doklady z rozhodnutí stavebného úradu
• Doklad o veku stavby bytového domu
• Energetický certifikát bytového domu
• Montážne listy meradiel

Za doklady o zmluvných a obchodných vzťahoch môžeme považovať:

• Zmluvy s dodávateľmi médií
• Zmluvy o poskytovaní havarijnej služby, upratovania bytového domu, zimnej údržby, záhradnícke služby
• Zmluvy o nájme spoločných častí a zariadení bytového domu
• Zmluvy v prípade rozpracovaných opráv, rekonštrukcií a prác ktoré v bytovom dome prebiehajú
• Zmluvy o dozorovaní a servise výťahu
• Zmluvy o vykonávaní stavebného dozoru
• Zmluvy o úvere, stavebnom sporení

Ďalšia dokumentácia patriaca k bytovému domu:

• Spisy vedených súdnych sporoch v rámci bytového domu
• Domový poriadok
• Evidencia prijatých rozhodnutí vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome, vrátane zápisníc zo zhromaždení, schôdzí vlastníkov a výsledkov písomných hlasovaní, vrátane hlasovacích listín

Problém nastáva pri zákonom stanovenom termíne odovzdania dokumentácie a prevedení všetkých finančných prostriedkov vlastníkov „najneskôr v deň zániku zmluvy alebo v deň skončenia činnosti“. Minimálne účtovné doklady a všetky finančné prostriedky na účtoch bytového domu je obtiažné odovzdať v tomto termíne.

Z praxe vieme, že pôvodnému správcovi budú ešte aj mesiac dobiehať faktúry, ktoré je potrebné uhradiť práve z finančných prostriedkov vlastníkov. Bývalý správca si na tento účel častokrát ponechá ešte časť finančných prostriedkov vlastníkov, čo však znamená porušenie zákona. V prípade takéhoto postupu je potrebné všetko v preberacom protokole po vzájomnej dohode oboch strán spísať.

Legislatívny problém nastáva aj v tom, že ku dňu zániku zmluvy alebo skončenia činnosti pôvodný správca, resp. spoločenstvo nemajú kde previesť finančné prostriedky vlastníkov, pretože nový správca, resp. spoločenstvo ešte nemajú pre bytový dom zriadené bankové účty. Aj banky majú stanovený proces pri zriadený bankového účtu a stretávame sa s tým, že banka zriadi účet až dňom účinnosti zmluvy o výkone správy aj to jej trvá niekedy viacero dní.

Je úplne bežné, že dokumentáciu si správcovia odovzdávajú až po zániku zmluvy o výkone správy so správcom končiacim svoju činnosť a taktiež časť finančných prostriedkov na úhrady dobiehajúcich faktúr, čím však dochádza k porušeniu zákona. Možným riešením tohto praktického problému by bolo stanovenie tzv. „prechodného obdobia za účelom vyrovnania záväzkov medzi bývalým správcom a vlastníkmi“.

Mnohokrát sa stretávame s tým, že medzi správcami, resp. spoločenstvom a správcom je odovzdaná dokumentácia len čiastočne a dochádza k tomu, že veľká časť najmä technických dokumentov chýba čo sťažuje začiatky u nového správcu. Nepochybne najčastejšími dôvodmi prečo nedôjde k odovzdaniu dokumentácie je, že správca:

• neakceptuje výpoveď zmluvy o výkone správy,
• neexistencia nového subjektu, ktorý ma vykonávať správu bytového domu,
• skutočnosť, že doterajší správca si nedostatočne plnil povinnosti a teda povinnou dokumentáciou nedisponuje.

Je potrebné si uvedomiť, že majetkom vlastníkov bytov a nebytových priestorov nie sú len finančné prostriedky, ktoré je končiaci správca povinný previesť ale aj dokumentácia bytového domu.

Aj napriek pochybnostiam o platnosti výpovede, prípadne ak už je aj podaná žaloba o neplatnosť výpovede zmluvy o výkone správy s pôvodným správcom alebo o žaloba neplatnosť novo uzatvorenej zmluvy o výkone správy nie je možné aby správca dokumentáciu bytového domu úmyselne zadržiaval. Podaním žaloby sa plynutie výpovednej lehoty nezastaví, a teda podanie žaloby nemá odkladný účinok na podanú výpoveď zo zmluvy o výkone správy. Aj počas prebiehajúceho sporu predsa musí každodenný výkon správy niekto vykonávať. Keďže v praxi je táto situácia ťažšie riešiteľná, vhodné je riešiť problém podaním návrhu na vydanie neodkladného opatrenia, na základe ktorého by súd určil subjekt, ktorý bude spravovať bytový dom až do skončenia súdneho sporu.

Problémy pri odovzdávaní dokumentácie by vyriešila presná špecifikácia dokumentov, ktoré je potrebné odovzdať a následné zavedenie postihu pre správcu, ktorý si svoje zákonné povinnosti nesplní s previazanosťou postihu na zákonom č. 246/2015 Z. z. o správcoch bytových domov. U správcov sa názory na rozsah vedenej dokumentácie rôznia. V súčasnosti neostáva vlastníkom v prípade neodovzdania potrebnej dokumentácie nič iné len dožadovať sa vydania dokumentácie prostredníctvom žaloby.

Spracovanie konečného vyúčtovania

Najčastejšie diskutovanou otázkou pre preberaní bytového domu je, kto má vlastníkom bytov a nebytových priestorov spracovať konečné vyúčtovanie úhrad za plnenia za rok, v ktorom bytový dom prechádza k novému správcovi.

V zmysle § 8a ods. 2 zákona o vlastníctve bytov a nebytových priestorov:

„Správca je povinný najneskôr do 31. mája nasledujúceho roka predložiť vlastníkom bytov a nebytových priestorov v dome správu o svojej činnosti za predchádzajúci rok týkajúcej sa domu, najmä o finančnom hospodárení domu, o stave spoločných častí domu a spoločných zariadení domu, ako aj o iných významných skutočnostiach, ktoré súvisia so správou domu. Zároveň je povinný vykonať vyúčtovanie použitia fondu prevádzky, údržby a opráv, úhrad za plnenia rozúčtované na jednotlivé byty a nebytové priestory v dome.“

Hoci je v § 9 ods. 6 zákona uvedené, že správca je povinný novému správcovi odovzdať „ vyúčtovania úhrad za plnenia a vyúčtovania fondu prevádzky, údržby a opráv“ pri určení povinnosti, kto je povinný spracovať konečné vyúčtovane je potrebné opierať sa o § 8a ods. 2 zákona.

Toto ustanovenie neupravuje postup v prípade zmeny správcu bytového domu, ale je všeobecným ustanovením, ktoré stanovuje kto je povinný spracovať vlastníkom konečné vyúčtovanie. Zákon neuvádza že by malo ísť o predošlého alebo súčasného správcu, ale len o správcu.

Táto povinnosť sa nepochybne týka každého správcu bytového domu, ktorý má v reálnom čase (v tom reálnom termíne do 31.5) platný zmluvný vzťah s vlastníkmi bytov a nebytových priestorov. Okrem toho, že bývalý správca nemá v čase vypracovania konečného vyúčtovania zmluvný vzťah s konkrétnymi vlastníkmi bytov a nebytových priestorov taktiež v § 9 ods. 6 zákona chýba termín „rozúčtované na jednotlivé byty a nebytové priestory v dome“.

Ak by končiaci správca aj pristúpil k tomu, že vykoná konečné vyúčtovanie za obdobie, v ktorom mal zmluvný vzťah s vlastníkmi, otázne je z akých peňazí by vlastníkom vrátil prípadné preplatky, ak už všetky finančné prostriedky majú byť dávno odovzdané novému správcovi alebo kto by bol oprávnený na vymáhanie vzniknutých nedoplatkov a prípadné riešenie reklamácii, keď končiaci správca už nedisponuje ani zákonným ani zmluvným splnomocnením na konanie.

Podstatné je uviesť aj znenie § 8a ods. 3 zákona „ Dňom skončenia správy domu prechádzajú všetky práva a povinnosti vyplývajúce zo zmlúv, ktoré súvisia so správou domu a ktoré boli uzatvorené v mene vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome, alebo zo zmlúv uzavretých na základe rozhodnutia vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome na nového správcu alebo na spoločenstvo. „ Znenie tohto paragrafu vylučuje opodstatnenosť argumentu, že nový správca nemal v období, za ktoré sa vykonáva vyúčtovanie uzatvorený zmluvný vzťahy s dodávateľmi médií, pričom je potrebné uviesť aj to, že správca nikdy nemá priamy zmluvný vzťah s dodávateľmi, keďže vždy len zastupuje vlastníkov v týchto záväzkovoprávnych vzťahoch.

Zároveň je potrebné uviesť, že v praxi môže nastať aj situácia, kedy počas jedného kalendárneho roka dôjde v bytovom dome k zmene správcu viackrát. Bolo by úplne absurdné a chaotické ak by bolo spracovaných 3 a viac vyúčtovaní za jeden kalendárny rok.

Práve tieto dôvody nás vedú k názoru, že správca, ktorý končí svoju činnosť počas roka nie je povinný vypracovať riadne vyúčtovanie služieb rozúčtované na jednotlivé byty a nebytové priestory. Rovnaké stanovisko poskytlo vo svojom vyjadrení aj Ministerstvo financií Slovenskej republiky.

Končiacemu správcovi vzniká povinnosť predložiť novému správcovi len vyúčtovania úhrad za plnenia, a teda podklady, ktoré ďalej budú slúžiť novému správcovi k spracovaniu riadneho konečného vyúčtovania.

V súvislosti so znením § 8a ods. 3 zákona je potrebné poukázať pri zmene správcu bytového domu alebo pri zmene formy výkonu správy aj na zmeny v prípadných súdnych sporoch. Pri zmene v osobe správcu ide v podstate len o zmenu tzv. priameho zastúpenia. Ak by počas súdneho sporu došlo k zmene formy výkonu správy a to spôsobom že vlastníci pristúpia k založeniu spoločenstva je potrebné postupovať v zmysle § 80 CSP a teda podať návrh na zmenu strany, ak súd takúto zmenu pripustí v súdnom konaní sa ďalej pokračuje.

Ak zániku procesnej spôsobilosti, čo vedie k zastaveniu súdneho konania dochádza v opačnom prípade, teda ak dôjde k zániku spoločenstva bez právneho nástupcu, t.j. výmazom z registra spoločenstiev a vlastníci uzatvorenia zmluvu o výkone správy.

O preberaní bytového domu je vždy nutné spracovať dôkladný písomný preberací protokol, ktorý v budúcnosti môže slúžiť ako dôkazný materiál v prípade vzniku spornej situácie.

Netreba zabudnúť aj na prípadnú archiváciu a preto je potrebné si z odovzdanej dokumentácie urobiť kópie.

JUDr. Jana Guoth, ZSaUN