Automatizácia procesov a segmentácia služieb vo facility managemente

Pokrok v digitálnych technológiách otvára nové možnosti v oblasti správy a údržby budov, čím prispieva k ich efektívnejšiemu riadeniu a optimalizácii prevádzky. Digitalizované údaje umožňujú lepší dohľad nad procesmi počas celého životného cyklu stavby a zároveň zvyšujú ich transparentnosť. Významným prvkom v tomto procese je koncept digitálneho dvojčaťa, ktorý umožňuje vytváranie presných virtuálnych modelov nielen pre nové stavby, ale aj pre existujúce objekty. Tieto modely poskytujú detailné a aktuálne informácie, čím podporujú efektívnu správu, údržbu a strategické rozhodovanie. Napriek výhodám digitalizácie je potrebné venovať pozornosť aj jej výzvam a možným rizikám, aby sa zabezpečil bezpečný a efektívny chod budov z dlhodobého hľadiska.

Tradičná správa budov vs. Facility management

Správa budov má svoje počiatky už v časoch, keď vznikla prvá stavba na svete. Každá budova vyžaduje neustálu údržbu a správu, ktorú zabezpečuje určitý typ správcu. Tradične ide o základné údržbárske a upratovacie služby, ktoré môže zvládnuť aj jediný pracovník. Bez pravidelnej údržby  by budovy postupne chátrali, čím by výrazne klesla ich životnosť. V priebehu času sa však služby spojené so správou budov neustále zdokonaľovali a rozširovali. Údržba budov sa často spája s efektívnym riadením fyzických a technických zdrojov, ktoré sú potrebné na zabezpečenie funkčnosti a bezpečnosti budov [1]. Tento proces zahŕňa plánovanie, organizovanie, vedenie a kontrolu všetkých činností spojených so správou budov, pričom sa kladie dôraz na prevenciu a riešenie problémov, ktoré môžu ovplyvniť ich prevádzku. Správny výber stavebných materiálov, vhodné konštrukčné riešenia a optimalizácia týchto faktorov môžu výrazne ovplyvniť náklady na správu a údržbu, ako aj predĺžiť životný cyklus budovy [2].

Moderný prístup k správe a údržbe budov sa v súčasnosti čoraz viac orientuje na integráciu pokročilých nástrojov ako sú Building Information Modeling (BIM), Facility Management (FM), Computer-Aided Facility Management (CAFM) a taktiež pomerne nová technológia blockchain. Tieto nástrojemožňujú efektívnejšie riadenie budov, znižovanie nákladov a zlepšovanie kvality služieb. BIM sa ukazuje ako revolučný nástroj v oblasti správy budov, pretože umožňuje vytváranie a správu digitálnych modelov budov, ktoré obsahujú všetky relevantné informácie o ich fyzických a funkčných charakteristikách [3]. Podľa štúdie Gerrish [4] sa BIM využíva na vizualizáciu a správu energetickej výkonnosti budov, čo prispieva k optimalizácii prevádzkových nákladov a zlepšeniu udržateľnosti. BIM tiež podporuje spoluprácu medzi rôznymi účastníkmi projektu, čo je kľúčové pre efektívne riadenie a údržbu budov [5]. Facility Management je multidisciplinárny prístup, ktorý sa zameriava na optimalizáciu prevádzky a údržby budov. V súčasnosti sa FM čoraz viac integruje s technológiami, ako sú CAFM systémy, ktoré umožňujú automatizáciu a zefektívnenie procesov správy budov. Tieto systémy poskytujú nástroje na plánovanie údržby, správu priestorov a sledovanie nákladov, čo vedie k zlepšeniu efektivity a zníženiu prevádzkových nákladov [6]. Ako uvádza štúdia autora Okoro [3], Facility manažéri zohrávajú kľúčovú úlohu v zabezpečení hodnoty a efektivity organizácie, pričom ich úlohy sa neustále vyvíjajú v súlade s modernými trendmi. Blockchain technológie sa začínajú objavovať aj v oblasti správy budov, pričom ponúkajú nové možnosti pre zabezpečenie transparentnosti a dôveryhodnosti v procesoch správy a údržby. Využitie blockchainu môže zlepšiť sledovateľnosť a správu aktív, čo je obzvlášť dôležité v kontexte správy komplexných budov a infraštruktúr [7]. Tieto technológie umožňujú decentralizované uchovávanie dát a zjednodušujú procesy, ako sú správa zmlúv a transakcií, čím prispievajú k zefektívneniu správy budov. Prípadové

štúdie ukazujú, že integrácia týchto moderných technológií do správy budov môže viesť k významným zlepšeniam v oblasti efektivity a udržateľnosti. Napríklad, implementácia BIM a CAFM v rámci správy budov umožňuje lepšie plánovanie a predikciu nákladov na údržbu, čo prispieva k dlhodobej udržateľnosti a znižovaniu environmentálneho dopadu budov [8]. Rovnako, využitie blockchain technológií môže zlepšiť procesy správy a zabezpečiť transparentnosť v transakciách, čo je kľúčové pre efektívne riadenie komplexných budov [9]. Moderný prístup k správe a údržbe budov prostredníctvom technológií ako BIM, FM, CAFM a blockchain predstavuje významný krok vpred v optimalizácii prevádzky a zlepšovaní kvality služieb. Tieto technológie nielenže zvyšujú efektivitu a znižujú náklady, ale tiež prispievajú k udržateľnosti a transparentnosti v správe budov. Procesy pri správe a údržbe budov je možné do značnej miery digitalizovať. Jednotlivým procesným postupom sa venuje nasledujúci obrázok (obr. 1).

Obr. 1 Digitalizácia procesov pri správe a údržbe (zdroj: autor)

Riadenie služieb FM Insourcing vs. Outsourcing

Spoločnosť, ktorá plánuje spravovať danú budovu sa musí rozhodnúť ako bude svoje služby zabezpečovať. Prvou možnosťou je insourcing, kedy spoločnosť riadi podporné služby vlastnými zdrojmi. Za vlastné zdroje sú považovaný zamestnanci, priestory, procesy a zariadenia. Druhou možnosťou je, že spoločnosť bude služby zabezpečovať formou outsourcingu. To znamená, že spoločnosť sa rozhodne všetky vedľajšie činnosti zveriť externej firme. Táto externá firma poskytuje služby podľa podmienok stanovených v zmluve. Mnoho firiem smeruje práve cestou zabezpečenia služieb formou outsourcingu. Hlavným dôvodom je zníženie počtu zamestnancov čím firma dokáže znížiť personálne náklady [10].

V Spojených štátoch je outsourcing najčastejšie využívaný v zdravotníctve, kde manažéri využívajú tento nástroj pre zníženie nákladov a zároveň sa snažia o zabezpečenie kvalitnej zdravotnej starostlivosti pacientov [11]. Autor v tejto štúdií taktiež dodáva, že menej ako 5% spoločností si vyberie iba jedného dodávateľa služieb FM. Autor Barker [12] definuje, že najväčšou výhodou outsourcingu je že spoločnosť sa môže plne sústrediť na svoju primárnu činnosť a taktiež presúva zodpovednosť zo zamestnávateľa na poskytovateľa danej služby. Externé firmy majú taktiež špecialistov, ktorý by v prípade insourcingu boli čo sa týka personálnych nákladov príliš drahý. Štúdie taktiež poukazujú na možnosť inovovania a zlepšovania kvality pomocou outsourcingu. Udržanie vysokej kvality a prepojenie tímov medzi poskytovateľmi a zákazníkmi môže viesť k vzniku nových inovácií a zlepšení kvality poskytovaných služieb [13]. Samotný outsourcing so sebou prináša aj nevýhody. Poskytovaná služba alebo služby musia byť presne definované v zmluve aby poskytovateľ zabezpečil všetky činnosti v požadovanej kvalite. Nevýhodou môže byť taktiež to, že spoločnosť stráca určitú flexibilitu v poskytovaní služieb a to tým spôsobom, že akékoľvek zmeny, ktoré sa vyskytnú po uzavretí zmluvy je nutné riešiť čo môže viesť k zvýšením nákladom a taktiež môžu byť rokovania časovo náročné [12]. Preto je dôležité posúdiť obe možnosti poskytovania služieb obzvlášť kvôli individuálnosti každého stavebného diela.

Tab. 1 Výhody a nevýhody insourcingu [14]; vlastné dopracovanie

Tab. 2 Výhody a nevýhody outsourcingu [14]; vlastné dopracovanie

Záver

Digitalizácia procesov v oblasti facility managementu predstavuje nevyhnutný krok k zvýšeniu efektivity a transparentnosti správy budov. Integrácia moderných technológií, ako sú BIM, CAFM a blockchain, umožňuje optimalizáciu prevádzky, znižovanie nákladov a zlepšenie kvality poskytovaných služieb. Digitálne dvojča ako súčasť facility managementu ponúka presné a aktuálne informácie o stave a prevádzke budov, čím podporuje strategické rozhodovanie a predlžuje životnosť stavebných objektov. Súčasný trend smeruje k využívaniu kombinácie insourcingu a outsourcingu pri poskytovaní facility služieb, pričom každý model má svoje výhody aj nevýhody. Outsourcing prináša možnosť využitia špecializovaných odborníkov a moderných technológií, no zároveň môže obmedziť flexibilitu riadenia služieb. Naopak, insourcing umožňuje vyššiu kontrolu nad procesmi, no vyžaduje vyššie personálne a finančné náklady. Preto je dôležité posúdiť individuálne potreby každej organizácie a vybrať optimálny model správy služieb. Z poznatkov vyplýva, že digitalizácia a automatizácia procesov sú kľúčovými faktormi v rozvoji facility managementu. Implementácia digitálnych riešení nielenže prispieva k efektívnejšej správe budov, ale taktiež podporuje ich udržateľnosť a dlhodobú hodnotu. Do budúcna je možné očakávať ďalšie inovácie, ktoré posunú správu budov na vyššiu úroveň a umožnia ešte efektívnejšie riadenie ich životného cyklu.

Ing. Denis Konovalov^1*, doc. Ing. Jozef Švajlenka, PhD., MBA, ING.PAED.IGIP¹, prof. Ing. Dušan Katunský, CSc.¹, Ing. Kristýna Kužmová²

¹Stavebná fakulta TUKE, Vysokoškolská 4, 040 01 Košice, *e-mail: denis.konovalov@tuke.sk

²Fakulta stavební VŠB – TU Ostrava

Poďakovanie

Tento príspevok vznikol vznikol v priebehu realizácie projektu, VEGA 1/0228/24, KEGA 017TUKE-4/2024, 35/2024/ESGTUKE.

Literatúra

• ŠTRUP, Ondrej: Správa budov verzus Facility management, 2009 [online] Dostupné na internete: https://www.asb.sk/biznis/sprava-budov/facility-management/sprava-budov-verzus-facility-management

• KLINCOVÁ, Veronika, 2022. Vplyv zmeny klímy na efektívnosť EPC projektov. Juniorstav [online] Dostupné na internete: doi:10.13164/juniorstav.2022.723

• OKORO, C.; MUSONDA, I. The future role of facilities managers in an era of industry 4.0. In: Proceedings of the creative construction conference. 2019.

• GERRISH, Tristan, et al. BIM application to building energy performance visualisation and management: Challenges and potential. Energy and buildings, 2017, 144: 218-228.

• NAGHSHBANDI, S. Neda. BIM for facility management: challenges and research gaps. Civil Engineering Journal, 2016, 2.12: 679-684.

• BAAKI, Timothy Kurannen; BAHARUM, Mohamad Rizal; ALI, Azlan Shah. A review of sustainable facilities management knowledge and practice. In: MATEC Web of Conferences. EDP Sciences, 2016. p. 00075.

• WU, Shu, et al. Construction of Blockchain Technology Digital Copyright Management Platform. perspectives, 2023, 5.15: 12-17.

• AZIZ, Nor Diana; NAWAWI, Abdul Hadi; ARIFF, Nor Rima Muhamad. Building information modelling (BIM) in facilities management: opportunities to be considered by facility managers. Procedia-Social and Behavioral Sciences, 2016, 234: 353-362.

• GAO, Yu; SUN, Hui. Research on the Prefabricated Building Supply Chain and Blockchain’s Resiliency Theory. Journal of Industry and Engineering Management (ISSN: 2959-0612), 2024, 2.1: 57.

• KUDA, František a kol.: Facility management v kostce pro profesionály i laiky. Olomouc: Form Solution 2012. 50s. ISBN: 978-80-905257-0-2

• CIGOLINI, Roberto; MIRAGLIOTTA, Giovanni; PERO, Margherita. A road‐map for outsourcing facilities‐related services in SMEs: Overcome criticalities and build trust. Facilities, 2011, 29.11/12: 445-458

• BARKER, Ian: A practical Guide to Facilities Management. Dunbeath, Scotland (UK): Whittles Publishing 2013. 352s. ISBN: 978-184995-096-1.

• MARI, Michela; POGGESI, Sara. Facility management: current trends and future perspectives. International Journal of Globalisation and Small Business, 2014, 6.3-4: 177-192.

• ŠTRUP, Ondrej: Základy Facility managementu. Praha: Professional Publishing 2014. 224s. ISBN: 978-80-7431-143-7

Článok bol recenzovaný.