Provoz a údržba staveb je nejdelší a nejnákladnější částí životního cyklu staveb. Je to část, kde je mnoho procesů, které musí fungovat efektivně, přehledně a udržitelně z dlouhodobého hlediska. Život staveb je v řádu desítek let a po celé období je potřeba udržovat standard pro uživatele těchto staveb. Správně nastavené procesy facility managementu s využitím efektivních a fungujících metod a nástrojů mohou přispět k prodloužení životnosti a užitku staveb a oddálit jejich degradaci. Nástrojů na podporu správy budov existuje mnoho. Obecně je lze nazývat softwarovou podporou správy budov. Od jednoduchých aplikací po robustní a komplexní CAFM řešení.
1. Úvod
Softwarová podpora Facility managementu je nedílnou součástí dnes již téměř každé společnosti poskytující FM služby, ale i mnoha organizací, které chtějí a dělají správu majetku a provoz budov chytře a efektivně. Základem optimalizace správy a údržby objektů je využití aktuálních informací z veškerých evidencí a pasportů. Skloubením těchto informací společně s některým z informačních systémů dosáhneme nejenom přehledné databáze informací a dat, ale také jejich vyhodnocování, upozornění, snadnější přístup, vizualizaci i práci s jednotlivými daty. Informační systémy tak pokrývají komplexně procesy provozu, správy a údržby budov, areálů a ploch. Bez komplexního a integrovaného softwarového řešení není prakticky možné vyhodnotit aktuální stav, který je odrazem reality.
Systémy také umožňují průběžné a plánovité řízení provozních a správních činností, jako třeba práce na údržbu, sledování jednotlivých nákladů na provoz v čase, tak i využívání ploch k pronájmu, řízení vztahů mezi dodavatelem a odběratelem, externích služeb a další. Integrovaný pohled na majetek skrze softwarovou podporu představuje sloučení všech podstatných pohledů na data, tedy na technické úrovni, a to: dokumenty (např. smlouvy, výkresová dokumentace), informace o subjektech (dodavatelé, zaměstnanci, odběratelé), řízení událostí na provozní úrovni (havárie, opravy, pravidelná údržba), prostorové informace (mapy, katastr nemovitostí) a informace o technických zdrojích (pracovní náčiní, materiál, technické prostředky a infrastruktura, vybavení místností včetně aktuálního vytížení, dostupnosti, stavu).
Ze zahraničních studií lze zjistit, že při správném využití některých z CAFM systémů, lze docílit až 30 % úspor provozních nákladů.
Jednotlivé informační systémy FM jsou modulární. To znamená, že jejich nastavení a konfiguraci si každá společnost může upravit „na míru“. Stejně tak lze „na míru“ konfigurovat jednotlivá nasazení na příslušné stavební objekty. Většina SW používá datovou normativní základnu s obdobně definovanými typy pasportů. Jedná se o prostorový pasport, stavební pasport a technologický pasport.
2. Nástroje CAFM
Computer Aided Facility Management, neboli CAFM systémy, jsou systému usnadňující práci facility manažerům při správě majetku a provozu budov. Z časového hlediska již více než 15 let využívají nejrůznější společnosti nebo instituce právě některý ze systémů CAFM, tedy programů pro řízení podpůrných procesů FM.
Do dnešní podoby se spousta CAFM systémů vyvíjela postupně. Tyto systémy se prakticky celou dobu své existence vyvíjely a zdokonalovaly tak, aby svému vlastníkovi co nejefektivněji vypomáhaly. Vedle velkých softwarových firem a jejich produktů je nutné zmínit i malé prográmky, na které bylo možno aplikovat procesy FM. Škála programů s různou složitostí a obsahem funkcí jednotlivých programů je velká, a tak si prakticky každý může nalézt software nebo aplikaci, který mu nejvíce vyhovuje. Ať již je to obyčejný plánovač, kalendář nebo složitý CAFM systém.
Dalo by se říci, že díky vývoji systémů po celém světě, bychom za opravdový CAFM systém měli označit pouze takové systémy, které disponují statistickou, dynamickou a výstupní oblastí dat. Jedná se tedy především o takové systémy, které pokrývají veškeré známé oblasti činnosti podpůrných procesů.
Nedílnou součástí CAFM systémů jsou tzv. požadavkové moduly, které umožňují zadávání jednorázových nebo plánovaných požadavků. Tyto požadavkové systémy mohou být doplněny help-desky nebo dispečinky, které nabízejí možnost nepřímého zadávání prostřednictvím dispečerů. Dispečeři pak plní i funkci kontrolní, informační či komunikační pro uživatele, kteří nejsou připojeni na CAFM prostředí. Komprimované informace nabízí CAFM pomocí tzv. dashboardů zobrazujících různé přehledy informací podle role konkrétního uživatele (alfanumericky i v různých grafech).
3. Data pro správu budov
Veškerá softwarová podpora FM, veškeré programy a systémy, které facility manažerům usnadňují správu a provoz objektů, to vše se neobejde bez dat a informací. Tyto data jsou základním stavebním kamenem každého pasportu, ať již v klasické psané formě, nebo převedené právě do některého z podpůrných programů. Podle těchto dat sestavujeme jednotlivé plány, ať již údržbové, nákladové nebo výnosové, vyhodnocujeme jejich stav a aktuálnost, posuzujeme je a skládáme dohromady tak, aby vytvořily přehledný a ucelený model budovy v popisné formě.
Zde jsou dvě možné definice, které určují, co to vlastně data jsou v závislosti na výpočetní technice:
- Data jsou jen potenciální informace, které na informace zhodnocuje až informační proces (subjekt řízení). Takže např. bezchybně a včas doručená zpráva nemusí mít pro řídícího pracovníka informační charakter.
- Data představují odraz jevů, procesů a vlastností, které existují a probíhají v části reálného světa, kterou odrážejí. Jsou vyjádřením skutečnosti a myšlenek v předepsané podobě tak, aby je bylo možné přenášet a zpracovávat.
CAFM systémy v sobě kombinují grafické informace, převážně v podobě vektorových výkresů nebo 3D modelů, a alfanumerické databáze.
Grafické informace – jsou převážně získávány z CAD projektů, a to v 2D či 3D podobě. Některé starší systémy ještě pracují se skeny či fotografiemi (pixelovými soubory), díky vybavenosti technických prostředků se však standardem stává vektorový model nebo výkres.
Alfanumerické informace – jsou podstatnou součástí CAFM systémů. Tato data jsou uložena v databázových systémech, které umožňují rychlé a pohodlné vyhledávání a editaci dat. Protože jsou provázány s grafickými informacemi, mají podstatně vyšší vypovídací hodnotu.
Zdroje dat
Uvádí se, že zhruba 40 % dat, která jsou pro zavedení CAFM systému ve společnosti zapotřebí, jsou již nějakým způsobem ve firmě zpracovávána, a to dokonce i přímo v elektronické podobě. Z pohledu běžné organizace lze identifikovat následující zdroje dat:
- stavební dokumentace a jiné zdroje a grafické informace – vektorové výkresy (CAD, GIS), bitmapové výkresy a schémata, fotografie, filmy atd.,
- data zpracovávaná a požadovaná legislativou (např. ke zpracování daně z nemovitosti) musejí být v každé firmě nějak shromážděna, stejně tak jsou zdrojem účetní záznamy, které jsou dnes v elektronické podobě takřka ve všech organizacích,
- inventurní podklady a databáze,
- zdroje zachycené v databázích informačního systému,
- individuální dokumentace dalších prvků budovy (výtahy, klimatizace, zastínění, osvětlení, přístup do budovy, videosystém atd.),
- databáze starších informačních systémů sledujících stav majetku, dokumenty MS Office,
- podnikové standardy a řízení pracovních procesů (work-flow),
- elektronické dokumenty, procesní databáze provázané na grafiku a firemní informační systémy (personalistiku, ekonomii, finance a účetnictví).
Samotný CAFM systém pro FM je zaváděn pro potřeby podpůrných procesů, není tedy většinou ve společnosti pořizován jako základní stavební kámen pro fungování firmy. Firmy spíše spoléhají na tzv. ERP systémy (Enterprise Resource Planning), tedy ekonomickoobchodní informační systémy. Nedílnou vlastností každého CAFM systému je tedy integrace s těmito ERP systémy. Facility management je systém především podpůrných procesech, a proto musí být připraven absorbovat a spravovat všechna známá data, která jsou ve společnosti používána.
Dalším profesně orientovaným softwarem je tzv. CMMS (Computer Maintenance Management System). Jedná se o specializované systémy pro řízení údržby. Tyto programy jsou vysoce propracované a hodí se zejména pro řízení údržby strojového výrobního parku velkých společností. Pro účely FM se však užívají pouze výjimečně. Pro jejich využití je potřeba naplnit mnoho dat, která jsou však pro potřeby správy TZB a stavební údržby zbytečně podrobná. CAFM systémy proto obsahují údržbové moduly, které jsou „malými“ obdobami CMMS systémů a jsou dostatečné pro potřeby FM údržby.
Investiční potřeby dokáží ošetřit programy označované jako EAM (Enterprise Asset Management). Ty jsou orientovány na sledování investiční hodnoty majetku, tzn. sledují provozní náklady a příjmy z pronájmů. Doporučují majitelům (asset manažerům) včasnou investici do obnov a rekonstrukcí tak, aby majetek přinášel co největší zisk pro svého majitele.
Specifickými programy zaměřenými na optimální využití pracovišť jsou tzv. WPMS (Workplace Management System). Tyto systémy používají převážně společnosti, jejichž zaměstnanci využívají pracoviště pouze dočasně a převážně cestují za zákazníky a prací (např. pojišťovací společnosti). Z názvu je patrné, že předmětem sledování je optimální využití jednotlivých pracovišť, což umožňuje snížit rozlohu kanceláří a zvýšit efektivitu jejich užívání.
Pro účely řízení FM služeb se samozřejmě užívá i množství programů vytvořených k jiným či obecnějším účelům, mezi kterými jmenujme alespoň kancelářské systémy (u nás nejvíce rozšířený MS Office).
4. Integrace na další software
Integrace na jiné systémy, zejména grafické, patří mezi prioritní funkcionality. Většina systémů poskytuje API prostředí (standardně REST API), avšak někteří poskytovatelé jen k vybraným částem nebo dle dohody s uživatelem, nemají tedy kompletní API. Velmi důležitá je pro softwarovou podporu integrace na ERP systémy, ekonomické a finanční systémy organizace.
Klíčovou integrací je pak také vazba na grafická data:
- Výkresová dokumentace standardu CAD (dwg nebo dxf soubory)
- Integrace (provázanost) s geografickými systémy (GIS)
- BIM modely a vazba na IFC soubory
- Vazba na CDE prostředí
Vazba na výkresovou dokumentaci je velmi pestrá, ovšem pouze některé produkty jsou integrovány přímo s DWG výkresy, ale mají svá vlastní grafická prostředí a zobrazují výkresy integrovaně v prostředí CAFM systému pomocí vlastní prohlížečky.
Některé systémy s desktopovým základem mohou data CAD či GIS nejen prohlížet, ale díky přímé vazbě mezi popisnými daty v CAFM a grafickými daty (objekty, bloky) v CAD/GIS umí grafická data upravovat nebo v další hladině doplňovat údaji z CAFM systému, případně dle podmínek a výběru dat z CAFM systému vybarvovat plochy (výplně) výkresu, doplnit poznámky apod. U některých systémů je integrace výkresové dokumentace v DWG řešena vlastním CAD nástrojem, který je součástí CAFM systému. Výkresová dokumentace se převede do tohoto systému a následně je možné pomocí tohoto nástroje provádět i dílčí úpravy.
U výkresové dokumentace i BIM modelů se lze setkat s několika přístupy tzv. vytěžování dat. Data z výkresové dokumentace jsou importována na základě předem daných pravidel (křivky, parametry, kategorie BIM objektů, …) a zapsána do CAFM modelu (databáze). Po importu je obvykle zachována vazba na objekty CAD/BIM pro jejich zobrazení v prohlížeči, avšak data jsou separátní, tzn. BIM i CAFM model máji svou vlastní sadu dat, které fungují samostatně. Při změně v dispozicích nebo jiných aktualizaci výkresové dokumentace je pak nutno udržovat aktuální nejenom CAFM model, ale i zdrojový BIM model a k tomuto procesu může přistupovat každá z CAFM aplikací jiným způsobem. Některé mají integrován mechanismus synchronizace, která může být jednosměrná CAD/BIM → CAFM nebo obousměrná BIM ↔ CAFM. Obousměrná synchronizace se může na první pohled jevit jako výhodná, ale nemusí tomu tak být v návaznosti na interní procesy související s aktualizací stavebního programu a výkresové, digitální podoby dokumentace.
V oblasti architektury a stavitelství se pomalu stává standardem výměnný formát IFC, který obsahuje geometrii i informace stavby. Doporučujeme zohlednit při výběru CAFM i toto hledisko.
Ne zrovna klíčovou, nicméně zajímavou a práci usnadňující jsou vazby na centrální státní registry, jako je Katastr nemovitostí, Registr územní identifikace, adres a nemovitostí, Administrativní registr ekonomických subjektů aj.
Naopak další klíčovou roli hraje vazba na systém jednotného přihlášení v rámci organizace pomocí SSO (Single Sign-on).
Poslední částí integračních vazeb jsou vazby na office aplikace, konkrétně vazby na produkty Excel (export/import dat), využití šablon Word pro výstupy s doplněnými daty CAFM systému (smlouvy, protokoly…) a vazba na data v SharePoint organizace.
5. Procesní data a řízení procesů FM služeb
Jedná se o stěžejní oblast, jejíž provozem se v CAFM systémech dosahují nejvyšší přínosy a efekty, jež jsou podkladem brzké návratnosti investic a prostředků, vložených do pořízení nebo provozu systému. Evidence pasportizačních (statických) dat přináší uživatelům přínosy v oblasti rychle dostupné informace. Procesní část (dynamická data) však vedle stejného infomačního bonusu poskytuje také přínosy v oblastech řídících a dílem i automatizačních, které šetří uživatelům z řad pracovníků univerzity nejvíce času a nejlépe usnadňují jejich práci.
Základní požadavky na funkcionality CAFM, která po zadání požadavku umožňuje:
- následnou evidenci také jeho vyřešení, tj. přidělení konkrétnímu uživateli k vyřešení (interní pracovník nebo externí dodavatel),
- evidenci zdrojů (materiálové, lidské, technické a ostatní) s případnou vazbou na provozní skladovou evidenci (nikoliv účetní!),
- využít workflow procesů (viz dále …) s notifikacemi na dotčené osoby.
CAFM řeší také opakované periodické procesy, a to formou zadání předpisu (šablony), která následně generuje v požadovaném předstihu příslušné požadavky.
Další významnou funkcionalitou, na kterou je třeba v případě opakovaných činností, konkrétně u revizní činnosti, brát zřetel, je úprava termínů následné revize, který se rovněž dle druhu systému upravuje. Tato funkcionalita je rovněž zachována u všech systémů, ovšem s různou metodou úpravy, avšak vždy dle termínu poslední provedené revize. V tomto duchu splňují všechny systémy obecné požadavky na systémové nástroje v oblasti revizí.
Bez ohledu na typ opakované činnosti je vygenerovaný požadavek dále vyřizován ve stejné funkcionalitě jako operativní, tj. se všemi funkcemi vyřízení procesu.
Třetí sledovanou procesní částí je řešení nájemních vztahů, a to především v oblasti ubytování. Většina systémů disponuje funkcí, případně přímo i modulem, pro smluvní ujednání (Smlouvy) a dále moduly či funkcemi Rezervací, pomocí kterých se ve vazbě na pasportizační data provádí obsazenost konkrétní místnosti nebo skupiny místností (bytové jednotky a nebytové prostory).
Funkce podpory procesů
Naprosto klíčovou a nezbytnou funkcionalitou je podpora řízení procesů pomocí Workflow (WF). Toto workflow definuje role osob zapojených do procesu, jednotlivé stavy procesu a úkony, kterými vybraná role osob provádí přechod z jednoho stavu do druhého.
Druhou významnou funkcí podpory procesů je rozesílání notifikací na příslušné kompetentní osoby pro realizaci dílčího kroku jakéhokoliv individuálního procesu. Rovněž touto funkcí disponují všechny systémy, a to primárně formou e-mailové notifikace, poskytující plný komfort z hlediska rozsahu informací v notifikaci a možnosti příloh (zejména fotografie, ale i jakékoliv jiné dokumenty (předávací protokoly, pracovní listy, faktury, objednávky, cenové nabídky…), sekundárně pak notifikace pomocí SMS (nezbytná vlastní GSM brána), které však zdaleka nedosahují uvedeného komfortu obsahu, a proto se již téměř nevyužívají.
6. Závěr
Systémy pro podporu činností správy a povozu majetku slouží v hierarchii FM pro různé účely. U vrcholového managementu se jedná především o oblast tvorby strategií. Střední management toho využívá pro optimalizaci nákladů na provoz a zvyšování kvality poskytovaných služeb. V poslední úrovni operativního managementu jde pak o řízení výkonných pracovníků a procesů. Pokud bychom se podívali na samotné hlavní cíle, proč využívat CAFM systémy, budou to právě tyto: snížení nákladů na provoz budovy, maximální možné navyšování kvality poskytovaných služeb a prostředí, optimalizace vztahu mezi pracovníkem, pracovním prostředím a pracovními procesy, nastavení pravidel a standardů v daném oboru, přerozdělení vnitropodnikových nákladů jednotlivé úseky, připravenost na náhlé situace (havárie). Každý správný a kvalitní systém CAFM by měl obsahovat řadu funkcí a modulů, které jsou navzájem propojeny a náležitě mezi sebou komunikují.
