Prestavujeme vám Obvodné stavebné bytové družstvo Žilina, ktoré je jedno z najväčších v stredoslovenskom kraji. O tom, ako družstvo funguje a čím je zaujímavé, sme sa porozprávali s Bc. Milanom Piliarom, predsedom predstavenstva tohto družstva.
Pán Piliar, ako ste sa dostali k družstevníctvu?
Členom družstva som sa stal v roku 2002 kúpou bytu s prevodom členstva. Moje aktivity začali už v roku 2008 ako jedného z vlastníkov pri riešení požiadaviek na obnovu bytového domu, v ktorom som býval. Vlastníci ma v roku 2009 zvolili za zástupcu vlastníkov a v roku 2010 za predsedu členskej samosprávy. Vo voľbách v roku 2011 som bol presvedčený ostatnými delegátmi, aby som kandidoval na funkciu predsedu predstavenstva. Voľby som vyhral a s účinnosťou od 25. 10. 2011 nastúpil do funkcie predsedu predstavenstva. Momentálne som v druhom funkčnom období vo funkcii už siedmy rok.
Ako vlastne družstvo funguje?
Fungujeme v zásade tak, ako funguje prevažná časť družstiev. Zhromaždenie delegátov je najvyšším orgánom nášho družstva, kde uplatňujú členovia svoje právo riadiť záležitosti družstva a kontrolujú činnosť družstva a jeho orgánov. Zhromaždenie delegátov plní v plnom rozsahu pôsobnosť členskej schôdze v zmysle § 239 Obchodného zákonníka. Zhromaždenie delegátov tvoria zvolení delegáti na členských schôdzach samospráv v počte podľa čl. 41 Stanov OSBD Žilina. Zhromaždenie delegátov zvoláva predstavenstvo podľa potreby, najmenej raz ročne. V roku konania riadnych volieb je predstavenstvo povinné zvolať zhromaždenie delegátov za účelom vykonania volieb do 30. septembra príslušného roku.
Predstavenstvo je štatutárnym orgánom družstva a má 11 členov. Riadi činnosť družstva a rozhoduje o všetkých záležitostiach družstva, pokiaľ nie sú zákonom, stanovami a rozhodnutím zhromaždenia delegátov vyhradené inému orgánu družstva. Za svoju činnosť zodpovedá zhromaždeniu delegátov. Medzi povinnosti predstavenstva patria napríklad: plnenie uznesení zhromaždenia delegátov, zvolávanie a príprava jeho rokovaní, rozhodovanie o vytvorení, zlúčení, rozdelení a zrušení členských samospráv a pod. Predstavenstvo môže do najbližšieho zhromaždenia delegátov pozastaviť plnenie prijatých uznesení, v prípade ktorých je preukázateľne zistené, že sú v rozpore so všeobecne záväznými právnymi predpismi, stanovami, alebo môžu spôsobiť škodu alebo inú ujmu. O tejto skutočnosti je povinné informovať na najbližšom zhromaždení delegátov a navrhnúť rozhodnutie v tejto veci.
Predseda predstavenstva je orgánom družstva, členom predstavenstva a zároveň vedúcim organizácie. Predseda predstavenstva je povinný o svojej činnosti informovať predstavenstvo. Za výkon funkcie zodpovedá predseda predstavenstva predstavenstvu a zhromaždeniu delegátov. Fungujeme teda štandardne na družstevných princípoch tak, ako mnoho iných družstiev.
Vaše družstvo je známe tým, že vaši zamestnanci majú jasne stanovené a delegované právomoci. Pokladáte to za správnu formu vedenia?
Delegovanie právomocí pokladám za správnu vec. Ak mám dôverovať svojmu zamestnancovi, tak mu musím priznať určité kompetencie a rozhodovaciu právomoc. V neposlednej miere môžeme povedať, že je to dvojsečné. Na jednej strane zamestnancom priznáme kompetencie, na druhej strane však za svoju činnosť preberajú naši zamestnanci aj zodpovednosť. Vážime sa tak obojstranne navzájom a vzniká medzi nami dôvera a porozumenie.
Ako informujete o svojej činnosti družstevníkov, vlastníkov, predstavenstvo, zhromaždenie delegátov? Máte dokonca aj vlastný časopis.
Informovanosť, otvorenosť a zákaznícky prístup patria medzi naše základné ambície a za tých pár rokov sme celkom úspešne pokročili vpred. Využívame viaceré komunikačné kanály.
Dlhoročne vydávame nášho „Spravodajcu“, informačný leták OSBD Žilina, v ktorom sa venujeme vždy aktuálnym témam, ktoré sú často pre mnohých síce známe, avšak vzhľadom na to, že evidujeme časté opakujúce sa otázky, považujeme za potrebné opätovne sa im venovať. Ide napríklad o organizáciu schôdzí vlastníkov, postup pri preplatení drobných nákupov, prác zadaných priamo ZV alebo domovníkmi a tiež poisteniu bytových domov a nahlasovaniu poistných udalostí a pod. Spravodajcu doručujeme e-mailom, ale aj v tlačenej verzii.
Ďalším komunikačným nástrojom sú e-maily a bezplatné sms správy. Informujeme vlastníkov o odstávkach energií a vody, o termínoch odpočtov, schôdzí, písomných hlasovaní, stave konta a pod.
Na čo som však najviac hrdý je vydávanie vlastného časopisu „Správca vášho domova“. Od prvého rozhodnutia vydávať interný časopis nášho družstva sa nám podarilo vydať 13 jeho čísiel. Od začiatku bolo naším cieľom poskytnúť obyvateľom v domoch v našej správe informácie o možnostiach zvýšenia kvality, bezpečnosti a komfortu bývania. Dúfame, že sa nám to darí a časopis si našiel medzi vlastníkmi svojich priaznivcov. Doručujeme ho vlastníkom do schránok bezplatne.
O tom, že rozhodnutie vydávať časopis bolo správnym krokom vpred svedčí aj ocenenie, ktoré sme získali v XI. ročníku súťaže Podnikové médium za rok 2013, ktorú vyhlasuje Klub podnikových médií a Slovenský syndikát novinárov. Dňa 20. 5. 2014 sme si prevzali cenu Najperspektívnejšie médium roka 2013, ktorá bola sponzorovaná Kúpeľmi Brusno. Náš časopis bol opäť ocenený v tejto súťaži aj v roku 2016, keď získal 3. miesto v kategórii: Podnikový magazín – externá komunikácia.
Vaša cesta k vlastníkom a členom družstva viedla aj zriadením zákazníckeho centra. Čo vás viedlo k tomuto kroku a ako ho hodnotíte?
Otvoriť zákaznícke centrum bolo mojim cieľom už od nástupu do funkcie a malo v praxi prezentovať našu snahu o zmenu zákazníckeho prístupu a zefektívnení vybavenia zákazníka. Otvorili sme ho pri príležitosti 50. výročia vzniku družstva v roku 2014. Chceli sme vytvoriť moderné a hlavne funkčné centrum, v ktorom by zákazníci vybavili čo najviac informácií ohľadom bývania, informácií o ročnom vyúčtovaní, či zrealizovali predaj alebo prevod bytu za čo najkratší čas a na jednom mieste. Vytvorili sme 5 funkčných pracovísk bez striedania zamestnancov.
Zákazník pri 4 pracoviskách vybaví všetko, čo sa týka bytových informácií (platby za bývanie, zmena počtu bývajúcich osôb, upomienky, vyhotovenie poštových poukážok, ročné vyúčtovanie nákladov za bývanie, prevod bytu do osobného vlastníctva, úkony súvisiace s prevodom vlastníckych bytov, oznámenie pre kataster), zmlúv (nájomné zmluvy, pridelenie bytu, zmluva o výkone správy), potvrdení (o veku stavby, k trvalému pobytu, o neexistencii pohľadávok voči správcovi, o výške poistného), žiadostí (žiadosť o stanovisko k vykonaniu stavebných úprav v byte, žiadanky na opravy v byte, spoločných priestoroch domu), poistných udalostí (nahlásenie, likvidácia), doručenia žiadanky na opravy v byte, vchode, dome, informácie o čerpaní z fondov opráv a inej agendy (členstvo v družstve – prijatie za člena, zánik členstva). Ostatné ďalej riešia odborné oddelenia, napr. technici bežnej údržby, právnik.
Pred vstupom do centra si zákazník na monitore vyvolávacieho systému vyberie typ vybavovaného úkonu a počká na vyzvanie jeho prideleného čísla. Pri čakaní si môže sadnúť a osviežiť sa kávou či čajom z automatu a prečítať si časopis OSBD. Mamičky s deťmi môžu počkať v detskom kútiku. Pri tejto príležitosti sme upravili dňom otvorenia zákazníckeho centra aj stránkové hodiny celého družstva, samozrejme sme ich predĺžili.
Čím sa ešte odlišujete od ostatných družstiev?
Od roku 2012 som na družstve zaviedol Manažérsky informačný systém na riadenie všetkých úloh v spoločnosti. Denne nám vzniká asi 50 úloh z doručenej pošty, e-mailov, zápisníc, žiadaniek, schôdzí, porád, reklamácií, cca 12.500 úloh ročne. Systém mi zabezpečuje manažovanie všetkých úloh aby sa ani jedna nestratila a boli všetky vybavené. Prostredníctvom systému zasielame aj bezplatné sms, evidujeme poštu a zmluvy. Bez riadiaceho systému si svoju prácu neviem predstaviť.
Čo na záver?
Zhrniem to do nasledovných bodov: KTO SME DNES?
Družstvo s modernou, flexibilnou a zákaznícky orientovanou správou. Popredným poslaním je údržba a obnova bytových domov, ktorých drvivá väčšina, rovnako ako bytov v nich, je v osobnom vlastníctve. Stále nás spája snaha bývať kvalitnejšie, lacnejšie a krajšie. Okrem toho, OSBD má viac ako 10-tisíc členov – každý má podiel na majetku družstva a môže byť volený do jeho orgánov.
OSBD v číslach (číselné údaje sú aktuálne k 31. 12. 2017)
- 6. družstvo na Slovensku v počte spravovaných bytov
- družstvo smerujúce k modernému a zákaznícky orientovanému spravovaniu bytových domov
- OSBD má 10 250 členov
- spravujeme 262 domov, 11 632 bytov a 181 garáží a garážových státí
- spolupracujeme s 251 zástupcami vlastníkov bytov a 545 domovníkmi
- Najviac bytov spravujeme na Vlčincoch (3901), potom na Solinkách (3340), na Hlinách (2421), ďalej v oblasti smerom na Rajec (Lietavská Lúčka, Lietava, Rajecké Teplice, Kamenná Poruba, Zbyňov, Jasenové… – 909), staré mesto + Hájik (863), smerom na Terchovú (Teplička nad Váhom, Varín, Belá, Terchová… – 198).
- Celkovo býva v bytoch v našej správe 25 319 obyvateľov.
