1.Standardní struktura CAFM systémů a jejich implementace

Chceme-li efektivně využít potenciálu CAFM systémů a dat těmito systémy poskytovaných, musíme znát jeho výstupy, tedy možnosti tohoto druhu IS a s tím související přínosy, které můžeme případnou automatizací FM procesů čerpat.

 

Základem pro takové pochopení a znalosti je obecná standardní datová struktura CAFM systémů a také pořadí, v jakém se tato struktura CAFM systémů implementuje! Nejčastějším důvodem neúspěchu některých implementací je právě nesprávné pořadí, a spíše intuitivní požadavky na implementaci od zadavatelů než ujasněná představa na samém počátku.

 

Jako stavební kameny implementační struktury můžeme definovat:

  1. Objekty, které uživatel spravuje nebo používá (statická data o budovách, pozemcích, technických zařízení budov a dalších technických a technologických prvcích podpory pro realizaci core business)
  2. Podpůrné procesy, které uživatel řeší, tedy vlastní FM služby a jejich řízení v podobě Facility managementu (Dynamická data v podobě jednotlivých FM služeb – úklid, ostraha, gastro služby, zahradní služby, technická správa budov…)
  3. Osoby zapojené na procesech a ostatní pracovníci, tj. uživatelé systému, zejména žadatelé a řešitelé procesů, ale i osoby dodavatelů služeb a osoby se vztahem k procesům, například řidiči vozidel, odpovědné osoby apod.
  4. Tiskové výstupy, sestavy, notifikace, reporty, tj. nastavené výstupy nad výše uvedenými objekty pro výše uvedené procesy, určené výše uvedeným lidem a uživatelům

 

Zdálo by se, že určené pořadí tak, jak je uvedeno, může být klidně i pořadím, jakým se administrátoři pustí do implementace zvoleného CAFM systému. Ovšem na pořadí velmi záleží! Než se systém nainstaluje, nakonfiguruje a nastaví, měli by mít všechny zúčastněné strany jasno v tom, jaký je cíl nasazení tohoto informačního systému a toto definovat jako zcela první krok zadávací dokumentace pro implementaci CAFM systému (někdy též jako projektová dokumentace nebo implementační řešení apod.). Ujasněny by měly být tedy i všechny reporty, sestavy, funkčnost notifikací. A to i přesto, že některé tyto výstupy lze konfigurovat a vytvářet opravdu jako poslední konfigurační krok, tedy až máme všechna data v systému a vytvořena první testovací data, kterými lze některé výstupy nastavit. Čím přesnější a jasnější budou tyto cíle definované, určeni příjemci těchto dat a nastaveny případné návazné controllingové procesy, tím větší jistota efektivity se dostaví. Mít tedy jasno v tom, čeho chceme dosáhnout, pomocí jakých čísel a hodnot chceme nově rozhodovat, jaká data a komu chceme zpřístupnit, tj. jaké informace a komu chceme nově poskytovat atd., atd. Teprve pomocí těchto závěrů a cílů implementace má také smysl definovat v zadání implementace systémové procesy (operativní/periodické činnosti, využití HelpDesk systému, workflow a řídící procesy…) a z nich vyplývající objekty, kterých se procesy dotýkají (budovy, zařízení….) a teprve nakonec definovat, kterých osob se navržené řešení týká a které osoby budou i konkrétními uživateli CAFM systému.

 

2.Cíle implementace CAFM a výstupy systému

Cílů implementace jakéhokoliv informačního systému může být několik. Tedy i v případě CAFM systémů a lze je v zásadě rozdělit do tří skupin:

  1. Informační cíle: výstupem systému jsou informace pro správce či provozovatele budov, manažery na různých úrovních řízení FM procesů a FM služeb, výkonné pracovníky a ostatní uživatele objektů atd.
  2. Řídící cíle: výstupem systému je podpora procesů, zejména rozsáhlejších a náročnějších, s účastí několika pracovníků či několika realizačních středisek (podpora workflow) a pomocí kterých jsme schopni rozsáhlé a časově náročné akce a činnosti řídit
  3. Automatizační cíle: výstupem jsou konfigurace systému a využití IS takovým způsobem, kterým je z procesů vynechána lidská síla a konkrétní proces je tím automatizován

 

Můžeme se tedy detailněji podívat na konkrétní výstupy všech tří oblastí.

 

2.1. Výstupy informační

Zejména první skupina – informační – zahrnuje primárně požadavky uživatelů na sestavy či reporty v podobě tabulek, grafů, seznamů apod. Očekávání uživatelů bývají většinou v rovině tabulkové a že ideálně e-mailem a v pravidelný den dostanou požadovanou tabulku, graf či přehled. Většina CAFM systémů je schopna takovýchto tabulek připravit nekonečné množství. Dle zadání obsahu dat a požadované konkrétní informace a jejich atributů lze tyto konfigurovat do výsledné sestavy a tuto uložit pro další práci. Systémy zpravidla pracují s datovým seznamem, ve kterém si mohou uživatelé data třídit dle vybraného kritéria (datum, období, typ objektu, charakter procesu, typ činnosti atd.) a z celé množiny dat vybírat jen ty požadované, dále pak data třídit vzestupně či sestupně, opět dle jednoho či více libovolných datových sloup­ců, formátovat řádky záznamů dle zadaných kritérií barvou textu či barvou podkladu textu, a to buď jednotlivých buněk či celých seznamových řádků, a zvýrazňovat tak položky mimo požadovaný a zadaný rozsah apod. Klíčovou funkcí bývá také možnost seskupování dat, tj. poskytování informací součtem vícero záznamů dle zvoleného kritéria, např. součet požadovaných hodnot za vybraný objekt a období z jednotlivých záznamů objektu v období. A tak podobně…

 

Všechny přehledy a sestavy, obsahující numerické části, lze samozřejmě prezentovat i v podobě přehledných grafů, více lahodících oku, nežli množin čísel v tabulce.

 

Zpravidla takto můžeme poskytovat následující informační přehledy a výstupy:

  1. výsledky práce v číslech – hodinách, korunách, množství – kusech, baleních, km… atd. V praxi FM služeb tedy můžeme poskytovat informace o nákladech a výnosech konkrétní aktivity – činnosti, přehledy času technika, strávených na zakázce či na cestě, množství použitého či vydaného materiálu, množství zadaných zakázek či požadavků, množství jejich vyřízení či naopak nevyřízení, najetých km…. atd., atd. a to vždy za období, budovu, areál, středisko, zákazníka či klienta… apod.
  2. Plnění KPI – hodnoty dle SLA, které byly sjednány, tj. podobně jako v prvním případě, ovšem v kontextu horní či dolní meze, kterou jsme stanovili. V praxi FM služeb jde tedy například o počet nevyřízených požadavků v časovém termínu, náklady nad rámec stanoveného rozpočtu, počet paušálních hodin nad rámec sjednaného = vícepráce atd., atd.
  3. Existence a umístění prvku – tedy pasportizační data objektů a zařízení. Je velmi žádoucí mít aktuální přehled o zařízeních a vybavení v budovách a areálech, ale také o tom, kde jsou instalovány a umístěny. Výstupy zpravidla poskytují informace o ploše (místnosti, podlaží, budově, pozemku…), na které je prvek umístěn, dále pak o příslušné odpovědné osobě, alokovaném nákladovém středisku, uživateli… a samozřejmě o návazných procesech jak na zařízeních, tak stavebních objektech či ostatních plochách apod.
  4. Dokumentační – rychlé nalezení dokumentu dle objektu. Jde nejčastěji o Revizní zprávy, Velké technické průkazy vozu, licenční čísla SW a v největším rozsahu zejména přílohy zakázek jednotlivých procesů, tedy fotografie, videa, protokoly, objednávky, faktury, různá prohlášení a další a další dokumenty, nezbytné pro realizaci některých typů zakázek a ostatních FM činností. Je nesporné, že zejména tato oblast v určitém slova smyslu nahrazuje Dokument management systém organizace pro oblast FM a FM služeb. Pokud držitel CAFM systému (případně jeho klienti, jde-li o poskytovatele FM služeb) nedisponují tímto typem informačního systému, je právě CAFM systém velmi cenným SW nástrojem, jehož lze v této oblasti velmi efektivně využít pro dokumentační výstupy celé společnosti či organizace.
  5. Výstupy do jiných informačních systémů – v případě integrační vazby s jinými systémy mohou být data nejen přijímána, ale zejména odesílána do jiných informačních systémů. Nejčastějším příkladem je vazba na účetní a ekonomické systémy (tzv. ERP systémy), do kterých můžeme odesílat informační data o nákladech realizovaných procesů (výstupy pro Vydanou fakturaci), podklady pro mzdy, podklady o změnách ve vozovém parku, podklady pro vyúčtování z odečtů energií atd., atd. Součástí takovýchto výstupů mohou být i další systémy, zejména grafická prezentace dat (CAD/GIS systémy), které přímo ve výkresech a mapách mohou zobrazovat popisné údaje z CAFM systému), CRM systémy, do kterých lze odesílat data o množstvích a nákladech z procesů, realizovaných pro konkrétní subjekty, do BIM souborů, zejména provozní informace a data z procesů, realizovaných na stavebních objektech a zařízeních, evidovaných v BIM systému apod.
  6. Ostatní – v praxi se samozřejmě můžeme setkat i s dalšími informačními výstupy, které sice mohou být v menšině, ale stejně významné, jako předchozí uvedené. CAFM systémy jsou v mnoha ohledech velmi pružné a přizpůsobivé a máme-li data dle Závěru tohoto dokumentu, není problém vytvořit i další formy různých přehledů a reportů, grafické formáty nevyjímaje.

 

2.2. Výstupy řídící

Tato druhá skupina výstupů CAFM systémů má zpravidla zcela odlišný typ i charakter. Opět jde o poskytování informací, ovšem nikoliv v podobě sestav, tabulek či grafů. Notifikace CAFM systému bývá zpravidla e-mailová, ale může být i v podobě SMS zprávy. E-mailové notifikace však na rozdíl od SMS mohou obsahovat i přílohy, odeslané společně se zprávou a jejich příjem není omezen jen na počítač, ale i další mobilní zařízení, jako je tablet a zejména mobilní telefon. Výstupem tedy může být:

  1. Procesní notifikace – touto notifikací zpravidla rozumíme informaci o tom, že v rámci nastaveného workflow zakázky (Požadavku, Incident reportu…) došel proces až k úkonu, kterému je určen příjemce notifikace. V praxi jde nejčastěji o zprávu ze systému, že má příjemce nový úkol, realizovat určený typ činnosti či úkon, jehož detaily nalezne v notifikaci či záznamu systému apod. Ne vždy musí jít o pracovníka – může jít o notifikaci určenou organizaci či nákladovému středisku a může být předmětem dalšího subprocesu uvnitř této složky atd., atd.
  2. Schvalovací notifikace – zde může jít o celou řadu dalších variant notifikací, jako je například notifikace o schválené objednávce pro zaslání dodavateli, notifikace o validaci a schváleném proplacení faktury apod. Tento typ notifikací je zpravidla i sou­částí rozsáhlejšího WF procesu realizace FM služby, tj. příjemce může obdržet notifikaci o schválení Cenové nabídky, tj. pokyn k realizaci dle této CN. Může jít o schválení jakéhokoliv dalšího požadavku – schválení dovolené, schválení kompetencí k vstupní kartě nebo klíči, schválení služební cesty či vozidla atd., atd.
  3. Dokumentační notifikace – tyto notifikace jsou nositeli elektronických dokumentů, automatizovaně odeslaných ze systému. Nejčastější podobu mají pro zasílání objednávek k dodavateli či poskytovateli FM služeb a dále pak fakturací. Vytvoření faktury a její okamžité odeslání dle nastavení účetního či ERP systému či v případě vazby na CAFM systém pak z tohoto systému, velmi významně šetří čas manuálního zasílání vytvořené faktury. Na podobném principu však lze velmi snadno zasílat automatizovaně s návaznou evidencí v CAFM systému celou řadu dalších elektronických dokumentů.
  4. Bezpečnostní notifikace – zde jde o tzv. alarmové hlášení z návazných systému MaR či SCADA, jež chceme okamžitě distribuovat příslušnému techniku. Patří sem ovšem i různé formy prokazatelnosti účasti na procesu, ať už jde o procesy ostrahy objektu (notifikace o splnění obchůzky strážného), prokazatelnosti úklidu plochy (doplněné fotografií) či notifikace o neoprávněných vstupech osob apod.
  5. Ostatní – a samozřejmě i další varianty a notifikace výše neuvedené…

 

Základem řídících funkcí je tedy přesně definované Workflow procesů, které vedle svých základních funkcí zahrnuje i systém předávání jednotlivých kroků procesů mezi lidmi nebo realizačními středisky vč. externích subjektů a notifikační funkce, upozorňující osobu/středisko na nový stav, kdy mají zajistit další krok procesu. Takovým nejznámějším workflow jsou schvalovací procesy, ale nejlepších výsledků je dosahováno primárně v realizačních procesech FM služby či komplexního Facility managementu, který by se bez jasně definovaných WF neobešel.

 

2.3. Výstupy automatizační

Každý informační systém je implementován s nějakým cílem, nějakým účelem. Něčemu konkrétnímu by měl pomoci, něco konkrétního by měl usnadnit. Měl by být zkrátka prospěšný a práce s ním by měla být efektivní.

 

Dnes již v řadě odvětví nasazujeme automatizaci, která by měla být stejně tak prospěšná a účelná. V segmentu facility managementu či FM služeb si můžeme na vybrané procesy snadno představit i určitou robotizaci, ale významnou automatizací budou bezesporu CAFM systémy, tedy informační systémy, určené právě pro FM a FM služby. A právě v návaznosti na aktuálně diskutovanou automatizaci a robotizaci v průmyslu se diskutuje o automatizačních procesech i v jiných segmentech, než jen průmyslových.

 

Nastavení CAFM systému v oblasti automatizace je vždy individuální záležitostí a nelze jednoznačně deklarovat obecnou funkci, která by tuto automatizaci obecně představovala. Mezi automatizační procesy však mohou patřit například funkce:

  • Automatické generování předpisů opakovaných činností (revize, plánovaná údržba, metrologické a cejchovací služby u měřidel, automatické odečty energií a mnoho dalších) a notifikace konkrétní osobě nebo středisku, které doplní výsledky procesu
  • Automatické vytvoření objednávkového formuláře a jeho odeslání konkrétnímu dodavateli
  • Automatické vytvoření podkladů k fakturaci za objekt, subjekt a období a odeslání k vystavení faktury do ERP systému
  • Automatické vytvoření libovolného reportu z dostupných dat, jeho export do požadovaného formátu výstupu (PDF, CSV, XLM, XLSX…) a následné notifikační odeslání na vybrané e-mailové adresy
  • Integrační automatizace, vyplývající z nastavených obecných integračních funkcí informačních systémů
  • Připojení elektronických dokumentů (vydané faktury, fotografie, Cenové nabídky…) k procesnímu formuláři (Požadavku, Zakázce, Incident requestu apod.) a nastavení požadovaného stavu Workflow s následným odesláním na vybrané e-mailové adresy klienta
  • Automatizované záznamy v databázi CAFM systému, představující zejména:
    • Doplňování aktuálního data a času k požadovanému záznamu
    • Automatické změny stavu WF při vyplnění konkrétní položky (např. uzavření požadavku při vyplnění pole Datum realizace apod.)
    • Automatické vyplnění vybraného pole při změně jiných polí formuláře
    • Automaticky odeslané notifikace při dosažení kritických stavů (Alarmové notifikace)
    • Automatické nastavení nových stavů Workflow v případě reakce/nereakce na požadavek
    • …atd., atd.

 

Principiálně tedy CAFM systémy umožňují realizaci podmíněných funkcí (tzv. CO se má stát, KDYŽ…), které mohou velmi efektivně nahradit lidskou sílu a v případě velkých objemů evidovaných dat i několik pracovníků, kteří mohou být v organizacích využiti na jiné práce či pozice nebo umožňují rozšíření dalších služeb s využitím těchto uvolněných kapacit.

 

3.Závěr

Je zřejmé, že výše uvedené konkrétní specifikace výstupů ani zdaleka nemusí obsáhnout všechny možnosti a variabilitu současných CAFM systémů. Jde však o nejčastěji aplikované příklady, které mohou být pro čtenáře základním vodítkem v ujasnění si možností a potenciálu CAFM systémů na stávajícím trhu.

 

Důležitým aspektem je však také povědomí, že nelze získat z jakéhokoliv informačního systému informace v rozsahu, jemuž neodpovídá příslušná datová struktura. Jinak řečeno: „Z šířky a délky místnosti nelze poskytovat informaci o jejím obsahu! Pro takovou informaci potřebujeme třetí údaj, jakým je výška místnosti“. Ujasnění si tedy cílů a zejména cílových výstupů z CAFM systému je základním předpokladem pro ujasnění dat, která pro systém budeme potřebovat.

 

Podobně je však tomu i v případech automatizačních. Je pou­ze na uživatelích samotných, aby při své práci identifikovali procesy, které za ně může udělat počítač a vhodně zvolený informační systém. To však bezesporu předpokládá aktivní práci se systémem a praxí získanou dovednost, díky které může námět na automatizaci vzniknout.

 

Jan Talášek

CAFM tým ATALIAN CZ

IFMA CZ